Lorsque qu’un candidat (ci-après un « Candidat ») transmet sa candidature sur le site carrière de HELLOWORK carrieres.hellowork.com (ci-après le « Site »), HELLOWORK (ci-après « HELLOWORK ») s’engage à traiter sa candidature dans le respect de la législation applicable en matière de données à caractère personnel (notamment le Règlement Général sur la Protection des Données n°2016-679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée).
La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») précise les modalités et conditions de traitement des données à caractère personnel des Candidats lorsqu’ils transmettent leur candidature à HELLOWORK.
Les Candidats, avant de soumettre leur candidature à HELLOWORK, s’engagent à prendre connaissance de la Politique de Confidentialité.
Afin de pouvoir transmettre leur candidature, les Candidats prennent acte qu’ils devront accepter la Politique de Confidentialité. En cas de refus, leur candidature ne pourra être traitée.
1- Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel des Candidats ?
HELLOWORK collecte et traite les données à caractère personnel des Candidats.
A ce titre, HELLOWORK détermine les finalités et les moyens du traitement. HELLOWORK agit donc en qualité de responsable de traitement.
2- Qui les Candidats peuvent-ils contacter ?
Pour toute question relative aux données à caractère personnel les concernant, les Candidats peuvent contacter le délégué à la protection des données (DPO) de HELLOWORK Monsieur Philippe LESAUVAGE.
Il peut être contacté soit par :
- Email : dpo@hellowork.com
- Voie postale : HELLOWORK – DPO - 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes.
3- Pourquoi les données à caractère personnel des Candidats sont-elles collectées ?
Les traitements mis en œuvre par HELLOWORK répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.
| Finalité | Fondement |
| Gestion de la candidature (analyse de la candidature, et éventuellement convocation à un ou des entretien(s), etc.) | Consentement du Candidat |
| Intégration du CV du Candidat à la CVthèque | Consentement du Candidat |
| Suggestion d’offres d’emploi (notamment, CDI, CDD, stage, alternance ou apprentissage) susceptibles d’intéresser le Candidat | Consentement du Candidat |
| Mesures d’audience | Consentement du Candidat |
Les données à caractère personnel des Candidats pourront être traitées ultérieurement à des fins statistiques.
4- Quelles sont les données à caractère personnel collectées ?
Les données à caractère personnel des Candidats sont traitées par HELLOWORK de manière licite, loyale et transparente.
HELLOWORK s’engage également à ce que ces données soient adéquates, pertinentes et limitées au regard des finalités décrites (point 3 de la Politique de Confidentialité).
Ainsi, HELLOWORK collecte les données/catégories de données à caractère personnel suivantes : Etat civil du Candidat (genre, nom, prénom), moyens de contacts (email, numéro de téléphone, adresse postale), expérience professionnelle, compétences. D’autres données pourront être collectées sur les documents transmis par le Candidat tout au long du processus de recrutement.
HELLOWORK ne collecte aucune donnée dite sensible, c’est-à-dire toute donnée à caractère personnel relative à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophique, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques, ou relative à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’un Candidat. Dans l’hypothèse où un Candidat transmettrait de telles données à HELLOWORK, il reconnaît que celles-ci sont transmises à sa seule initiative et sous sa responsabilité.
Pour que son CV soit analysé sur le Site, et que des Offres correspondant à son profil lui soient suggérées, le Candidat devra y indiquer les éléments relatifs à son expérience professionnelle ainsi qu’à ses compétences (formations, diplômes). A défaut, aucune Offre correspondant à son profil ne pourra lui être suggérée.
Par ailleurs pour que sa candidature soit étudiée, le Candidat devra en plus des éléments relatifs à son expérience professionnelle et ses compétences, indiquer tout élément permettant de le contacter (numéro de téléphone et/ou mail et/ou adresse postale). A défaut, sa candidature ne pourra être étudiée.
HELLOWORK veille à ne pas collecter de données non nécessaires au traitement des candidatures.
5- Qui sont les destinataires des données à caractère personnel des Utilisateurs ?
L’accès aux candidatures est réservé aux seules personnes intervenant dans le processus de recrutement, et notamment les collaborateurs du service des ressources humaines de HELLOWORK. Ces collaborateurs sont soumis à une obligation de confidentialité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel des Candidats peuvent être transmises à des tiers, dont :
- Les entités du groupe auquel appartient la société HELLOWORK (société mère, sociétés filles ou sociétés sœurs),
- Des prestataires de services (par exemple pour l’hébergement du Site),
- Tout tiers auquel nous serions contraints de les communiquer en vertu d’une obligation légale ou d’une décision administrative ou de justice.
6- Les données à caractère personnel des Candidats sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?
Les données à caractère personnel des Candidats sont hébergées au sein de l’Union européenne (UE).
Elles ne font pas l’objet d’un transfert vers un pays tiers à l’UE ou non couvert par une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne.
7- Combien de temps sont conservées les données à caractère personnel des Candidats ?
Les données à caractère personnel des Candidats ne sont conservées par HELLOWORK, conformément à la règlementation applicable, que pour la durée strictement nécessaire à l’accomplissement des finalités ci-dessus (point 3 de la Politique de Confidentialité).
Ainsi, la durée de conservation des données à caractère personnel des Candidats diffère selon l’issue de la candidature.
| La candidature n’est pas retenue | Les données à caractère personnel des Candidats seront conservées pendant une durée maximale de deux (2) ans après le dernier contact, sauf accord formel du Candidat concerné pour une durée plus longue |
| La candidature est retenue | Les données à caractère personnel du Candidat, devenu salarié HELLOWORK, seront conservées au moins pendant toute la durée de la relation contractuelle. |
HELLOWORK pourra conserver, en archive, certaines données à caractère personnel des Candidats afin de faire constater, d’exercer ou de défendre ses droits en justice.
8- Quels sont les droits des Candidats sur leurs données à caractère personnel ?
Les Candidats disposent sur leurs données à caractère personnel de plusieurs droits. Ils peuvent exercer ces droits auprès du DPO :
- par email : dpo@hellowork.com
- ou par voie postale : HELLOWORK – DPO - 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes.
Dans l’hypothèse où HELLOWORK aurait un doute raisonnable quant à l’identité du Candidat lui transmettant une demande relative à ses données à caractère personnel, il pourra lui demander de prouver son identité.
| La candidature n’est pas retenue | Les données à caractère personnel des Candidats seront conservées pendant une durée maximale de deux (2) ans après le dernier contact, sauf accord formel du Candidat concerné pour une durée plus longue |
| La candidature est retenue | Les données à caractère personnel du Candidat, devenu salarié HELLOWORK, seront conservées au moins pendant toute la durée de la relation contractuelle. |
HELLOWORK pourra conserver, en archive, certaines données à caractère personnel des Candidats afin de faire constater, d’exercer ou de défendre ses droits en justice.
8- Quels sont les droits des Candidats sur leurs données à caractère personnel ?
Les Candidats disposent sur leurs données à caractère personnel de plusieurs droits. Ils peuvent exercer ces droits auprès du DPO :
- par email : dpo@hellowork.com
- ou par voie postale : HELLOWORK – DPO - 2 rue de la Mabilais à (35000) Rennes.
Dans l’hypothèse où HELLOWORK aurait un doute raisonnable quant à l’identité du Candidat lui transmettant une demande relative à ses données à caractère personnel, il pourra lui demander de prouver son identité.
| Accès | A la demande du Candidat, HELLOWORK lui indiquera s’il traite, ou non, des données à caractère personnel le concernant. Dans l’hypothèse où des données seraient traitées, HELLOWORK fournira au Candidat une copie de celles-ci. Pour toute copie supplémentaire, HELLOWORK pourra exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs engendrés par une telle demande. Si cette demande d’accès est formulée par voie électronique, les éléments seront transmis au Candidat par voie électronique (sauf si le Candidat demande qu’il en soit autrement). | HELLOWORK notifiera au Candidat concerné la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou la limitation de traitement le concernant sauf si une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. |
| Rectification | A la demande du Candidat, HELLOWORK pourra modifier les données à caractère personnel le concernant si celles-ci sont inexactes ou incomplètes. | HELLOWORK notifiera au Candidat concerné la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou la limitation de traitement le concernant sauf si une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. |
| Effacement | A la demande du Candidat, HELLOWORK pourra effacer, dans les meilleurs délais, les données à caractère personnel le concernant si l’un des motifs visés à l’article 17 du RGPD s’applique. Et notamment, si les données collectées ne sont plus nécessaires à HELLOWORK au regard de la/ des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. | HELLOWORK notifiera au Candidat concerné la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou la limitation de traitement le concernant sauf si une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. |
| Limitation | A la demande du Candidat, HELLOWORK pourra limiter le traitement de données à caractère personnel de celui-ci lorsque les données sont inexactes ou lorsqu’il s’oppose au traitement. Cette limitation ne durera que le temps nécessaire à HELLOWORK pour procéder aux vérifications requises. Ce droit pourra également s’appliquer si HELLOWORK n’a plus besoin des données du Candidat pour procéder au traitement. | HELLOWORK notifiera au Candidat concerné la rectification ou l’effacement de données à caractère personnel, ou la limitation de traitement le concernant sauf si une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés. |
| Opposition | Chaque Candidat pourra s’opposer, à tout moment, au traitement de données à caractère personnel le concernant. | Le Candidat devra justifier d’une situation particulière. |
| Portabilité | A la demande d’un Candidat, HELLOWORK pourra lui transmettre les données à caractère personnel le concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit ne concerne que les données à caractère personnel fournies par le Candidat. | HELLOWORK pourra transmettre directement les données concernées à un autre responsable de traitement (si cela est techniquement possible). |
| Décès | Chaque Candidat a la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. | Le Candidat concerné peut modifier ou révoquer ses directives à tout moment. |
| Réclamation | Si un Candidat considère que le traitement de ses données à caractère personnel constitue une violation de la règlementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris Cedex 07 |
Les Candidats sont invités à contacter au préalable HELLOWORK afin de résoudre tout problème éventuel. |
9- Prise de décision automatisée
HELLOWORK ne prend aucune décision, à l’égard du Candidat, fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de façon similaire de manière significative.
10- Sécurité des données à caractère personnel des Candidats
Les données à caractère personnel des Candidats collectées par HELLOWORK sont traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite, et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelles à l’aide des mesures techniques ou organisationnelles appropriées.